Polityka Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady zbierania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych przez Przemysława Matowickiego jako Administratora danych, w związku ze świadczeniem usług hipnoterapii, treningu mentalnego oraz programów rozwojowych - zarówno stacjonarnie, jak i za pośrednictwem strony internetowej www.matowicki.pl.

Administrator danych

• Imię i nazwisko: Przemysław Matowicki
• Adres: 15-714 Białystok, ul. Ślusarska 18/172
• E-mail: kontakt@matowicki.pl
• Strona internetowa: www.matowicki.pl
• Zakres działalności: hipnoterapia, trening mentalny, programy rozwojowe

§1. Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z: Rozporządzeniem RODO (UE) 2016/679, ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Dane przetwarzane są na co najmniej jednej z następujących podstaw:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda osoby, której dane dotyczą;
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO - niezbędność do wykonania umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązek prawny;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora;
• art. 9 ust. 2 lit. a RODO - wyraźna zgoda na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia (kategoria szczególna).

§2. Jakie dane zbieramy i w jakim celu

Administrator przetwarza dane zebrane przez formularze na stronie, wywiad diagnostyczny podczas sesji oraz korespondencję e-mail i telefoniczną.

Dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, data urodzenia)

Cel: zawarcie i realizacja umowy, identyfikacja strony kontraktu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane kontaktowe (adres, e-mail, telefon)

Cel: kontakt, przesyłanie potwierdzeń i dokumentów. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane dotyczące zdrowia (kategoria szczególna)

Cel: wywiad diagnostyczny i realizacja usługi hipnoterapeutycznej. Podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda).

Dane dotyczące zdrowia należą do szczególnych kategorii danych osobowych i są przetwarzane wyłącznie na podstawie wyraźnej, świadomej i dobrowolnej zgody Klienta. Brak zgody uniemożliwia świadczenie usługi.

Dane z formularza przedsesyjnego

Cel: przygotowanie do sesji, dobór metod, bezpieczeństwo klienta. Podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda).

Dane do rozliczeń (historia płatności)

Cel: rozliczenie usług, obowiązki podatkowe i rachunkowe. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dane korespondencji (e-mail, SMS, notatki z rozmów)

Cel: obsługa zapytań, reklamacji, komunikacja w trakcie współpracy. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

Notatki trenera (dokumentacja posesyjna)

Cel: dokumentacja przebiegu sesji, ciągłość procesu, bezpieczeństwo klienta. Podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda).

Dane marketingowe (e-mail - za zgodą)

Cel: przesyłanie informacji o usługach i ofertach. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

§3. Okres przechowywania danych

• Dane z kontraktu i sesji: 5 lat od zakończenia współpracy (termin przedawnienia roszczeń z k.c.).
• Dane dotyczące zdrowia: 5 lat od zakończenia współpracy lub do cofnięcia zgody - w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.
• Dane do rozliczeń i fakturowania: 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
• Dane z korespondencji e-mail / SMS: 2 lata od ostatniego kontaktu lub do zakończenia sprawy.
• Dane marketingowe: do momentu cofnięcia zgody.
• Notatki trenera (dokumentacja posesyjna): 5 lat od zakończenia współpracy, przechowywane lokalnie, dostęp wyłącznie Administratora.
• Dane z formularza przedsesyjnego: 5 lat od ostatniej sesji lub do cofnięcia zgody.

Po upływie okresu przechowywania dane są trwale usuwane lub anonimizowane.

W przypadku śmierci Klienta dane osobowe, w tym dokumentacja posesyjna, przechowywane są przez pełny okres retencji i nie są udostępniane osobom trzecim bez podstawy prawnej (prawomocne orzeczenie sądu lub wyraźna dyspozycja Klienta złożona za życia).

§4. Odbiorcy danych i transfer do USA

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie:

• podmiotom przetwarzającym w imieniu Administratora - dostawcom oprogramowania, hostingu i operatorom płatności - na podstawie umowy powierzenia;
• platformom sesji zdalnych (Zoom - USA, Microsoft Teams - USA) - w zakresie niezbędnym do realizacji sesji online;
• organom publicznym i sądom - jeśli wynika to z obowiązku prawnego;
• służbom ratunkowym lub medycznym - w przypadku zagrożenia życia lub zdrowia.

Dane osobowe nie są sprzedawane ani udostępniane w celach marketingowych bez zgody.

Przekazywanie danych do Stanów Zjednoczonych

• Google LLC (EU-US DPF, decyzja KE 10.07.2023) - Google Analytics, analityka ruchu. Adresy IP anonimizowane domyślnie (GA4). policies.google.com/privacy
• Resend Inc. (SCC, art. 46 ust. 2 lit. c RODO) - dostawca usługi pocztowej obsługującej wysyłkę wiadomości z formularzy serwisu (kontakt, przedsesyjny, kontrakt) na adres Administratora. Dane mailowe przetwarzane w infrastrukturze zlokalizowanej w Unii Europejskiej (region EU). resend.com/legal/privacy-policy
• Zoom Video Communications (EU-US DPF) - platforma sesji online. Sesje nie są nagrywane bez zgody. zoom.us/privacy
• Microsoft Corporation - Teams (EU-US DPF) - platforma sesji online. Sesje nie są nagrywane bez zgody Klienta. privacy.microsoft.com

Na żądanie Administrator udostępni kopię zastosowanych zabezpieczeń transferu danych: kontakt@matowicki.pl

Superwizja zawodowa

W ramach superwizji zawodowej Administrator może omawiać przypadki kliniczne z superwizorem. Dane są w miarę możliwości anonimizowane przed omówieniem. Superwizor objęty jest umownym obowiązkiem zachowania poufności. Pełne dane identyfikacyjne Klienta nie są ujawniane bez wyraźnej potrzeby i zgody.

Nagrania sesji online

Administrator nie korzysta z funkcji automatycznego nagrywania sesji online. W przypadku nagrania za pisemną zgodą Klienta (§12 Kontraktu) - nagranie jest przechowywane lokalnie, zaszyfrowane i usuwane nie później niż po 30 dniach od daty sesji.

§5. Prawa osób, których dane dotyczą

• Prawo dostępu (art. 15 RODO) - uzyskania informacji, jakie dane są przetwarzane, i otrzymania ich kopii.
• Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) - niezwłocznego sprostowania lub uzupełnienia nieprawidłowych danych.
• Prawo do usunięcia (art. 17 RODO) - usunięcia danych - gdy nie są niezbędne, cofnięto zgodę lub przetwarzanie jest niezgodne z prawem.
• Prawo do ograniczenia (art. 18 RODO) - wstrzymania przetwarzania - np. na czas weryfikacji prawidłowości danych.
• Prawo do przenoszenia (art. 20 RODO) - otrzymania danych w powszechnie używanym formacie i przesłania innemu administratorowi.
• Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) - wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
• Prawo cofnięcia zgody - cofnięcia zgody w dowolnym momencie - bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania. Cofnięcie zgody na dane zdrowotne uniemożliwia dalsze świadczenie usługi.
• Prawo do skargi - wniesienia skargi do UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

Prawo do sprzeciwu (art. 21) - uwaga: jeżeli dane przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), Klient może w każdej chwili wnieść sprzeciw. Administrator musi zaprzestać przetwarzania, chyba że wykaże ważne podstawy nadrzędne wobec interesów Klienta.

Realizacja praw: kontakt@matowicki.pl. Odpowiedź w terminie 30 dni (możliwe przedłużenie o kolejne 60 dni w uzasadnionych przypadkach).

§6. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje następujące środki ochrony danych osobowych:

• szyfrowanie transmisji (SSL/TLS) na stronie internetowej;
• ochrona hasłem i szyfrowaniem plików zawierających dane klientów;
• ograniczony dostęp - tylko Administrator ma wgląd do danych osobowych klientów;
• regularne tworzenie kopii zapasowych;
• zobowiązanie dostawców do zachowania poufności (umowy powierzenia przetwarzania danych).

Zgłoszenie naruszenia do UODO (art. 33 RODO): naruszenie stwarzające ryzyko dla praw osób fizycznych zostanie zgłoszone Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia, z opisem charakteru naruszenia, kategorii osób, konsekwencji i środków zaradczych.

Rejestr Czynności Przetwarzania (RCP): Administrator prowadzi RCP zgodnie z art. 30 RODO - obowiązek ten dotyczy go ze względu na przetwarzanie danych zdrowotnych, niezależnie od liczby pracowników. Rejestr dostępny na żądanie UODO.

§7. Pliki cookies i strona internetowa

Strona www.matowicki.pl używa plików cookies. Stosowane są wyłącznie:

• Cookies niezbędne - prawidłowe działanie strony i formularzy; nie wymagają zgody;
• Cookies analityczne - statystyki odwiedzin (Google Analytics 4); wyłącznie za zgodą użytkownika wyrażoną w banerze;
• Cookies marketingowe - wyłącznie za wyraźną, odrębną zgodą (aktualnie nieużywane).

Szczegółowe zasady dotyczące cookies opisane są w Polityce Cookies.

§8. Kontakt w sprawach RODO

W sprawach dotyczących ochrony danych, realizacji praw lub cofnięcia zgody:

• E-mail: kontakt@matowicki.pl
• Adres: 15-714 Białystok, ul. Ślusarska 18/172

Odpowiedź w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku (możliwe przedłużenie o 60 dni).

§9. Zmiany Polityki Prywatności

Polityka obowiązuje od 10 kwietnia 2026 r. w wersji 1.0. Administrator zastrzega prawo do jej aktualizacji. O istotnych zmianach Klienci posiadający kontrakt informowani są e-mailem co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie.

Aktualna wersja dostępna zawsze pod adresem: www.matowicki.pl/polityka-prywatnosci.